Makaleler

E-posta Üzerinden İlerlememeniz Gereken 7 Konu

E Posta Üzerinden İlerlememeniz Gereken 7 Konu

Hemen hemen hepimiz yaşadık. Bir umutla çalışıyorsunuz. İşler önce iyi gidiyor. Sonra birden
görüşmeleri ilerlettiğiniz kontağın ilgisi kayboluyor, cevap alamamaya başlıyorsunuz.

Birkaç yıl önce bu durumda kendimi buldum. Anlaşma olgunlaşıyordu, potansiyel
müşterideki kontağım e-postalarıma geri dönüş yapıyordu ve yakında anlaşmanın
biteceğinden emindim.

Ve sonra… kocaman bir boşluk. Haftalar geçti ve yanıt alamamama rağmen e-postalar
göndermeye devam ettim.

Sonunda, potansiyel müşteriyi ofisinden aramaya karar verdim. Fakat orada kontak
kurduğum kişinin şirkette artık çalışmadığı ortaya çıktı ve henüz e-postalarını kapatmadıkları
için ben bunu gönderdiğim epostaların iletilmesinden ötürü anlayamamıştım. Daha önce
müşteriyi aramış olsaydım, zamanımdan ve enerjimden tasarruf edebilirdim.

E-posta, idari ayrıntılar için harika bir yoldur. Toplantıları koordine etmek, telefon
görüşmelerini organize etmek ve sonraki adımları onaylamak için epostaları kullanın. Ancak
bir fırsatı ilerletmek için kullanmayın. Bu yazının devamında, e-posta üzerinden
ilerlememeniz gereken yedi konudan bahsediyor olacağım. Potansiyel müşterileriniz bu
konulardan herhangi birine e-posta ile değinirse, yaptığınız şeyi bırakın ve onları telefonla
arayın.

E-postayı Üzerinden İlerlememeniz Gereken 7 Konu

  1. Sözleşme detaylarına ilişkin sorular
  2. Müşteride Yeni Kontaklarla Tanışma
  3. Sorularınıza Cevap Bulma
  4. İtirazlara Cevap Verme
  5. Müzakere Etme
  6. Müşteriyi Keşfetme
  7. Dostane İlişki Geliştirme

1) Sözleşme detaylarına ilişkin sorular

E-posta yoluyla bir sözleşme veya teklif hakkında hiçbir zaman yorum yapmayın. Potansiyel müşterinize bir teklif gönderdiyseniz ve geri cevap alamadıysanız, süreci “bakmaya zamanınız oldu mu?” şeklinde belirsiz bir e-posta ile takip etmeyin. Onları arayın.

Bu soracağınız sorular için de geçerli. Potansiyel müşteriniz işe başlangıç öncesine dair masraflar veya uygulama süresi hakkında bir soru sorarsa, cevapları telefonda verin. Telefon görüşmeleri, sorularınız, endişeye dönüşmeden önce onlarla baş edebilmenizi sağlar.

Eğer mutlaka cevap vermeniz gerekiyorsa, “Bu harika bir soru. Sizi telefonla arayarak sorularınızı daha sağlıklı cevaplayabilirim.” diyebilirsiniz.

E-posta yazarken kaçınılması gereken ifadeler:

  • “Gönderdiğimiz Teklifi takip etmek istedim.”
  • “Sözleşme ile ilgili herhangi bir sorunuz var mı?”
  • “Teklifi okumak için zamanınız oldu mu?”

2) Potansiyel Müşteri Firmadaki Yeni Kontaklarla Tanışma

Bazen halihazırda bir proje üzerinde anlaşmak üzere müzakerelerde bulunsanız dahi, potansiyel müşteride yeni şahıslara kendinizi tanıtmanız gerekebilir. Bunun nedenleri, müzakereye başladığınız temsilcinin anlaşmayı devretmesi, bölgenin değişmesi veya anlaşma sonuçlandıysa, bir hesap yöneticisinin süreci devralması olabilir.

Sebep ne olursa olsun, bu yeni temsilcilerle ilk temas, ya telefonla veya en olmadı telesekretere mesaj bırakılarak olmalıdır. Unutmayın, hiçbir iletişimde bulunmadığınız biriyle yeni bir ilişki geliştiriyorsunuz. E-mail atarak bu süreci riske atmamalısınız.

Müşteride, sizi tanıtacak kişi, yeni kontağa sizi e-posta aracılığıyla tanıtıyorsa, “Teşekkürler [Tanıtan kişi]” diyerek cevaplayabilirsiniz. “[Yeni Kontak], yarın kendimi tanıtmak için sizi telefonla arayacağım.” demeli ve süreci sonlanana kadar takip etmelisiniz.

E-postada kaçınılması gereken ifadeler:

  • “Sadece kendimi tanıtmak istedim.”
  • “Takdim ettiğiniz için teşekkürler, [Tanıtan Kişi]. Sizinle çalışmak için sabırsızlanıyorum [Yeni Kontak] “
  • “Sizinle [Yeni Kontak] tanıştığıma çok memnun oldum! Herhangi bir sorunuz varsa cevaplamak üzere buradayım. “
  • “Birkaç hafta içinde nasıl ilerlediğinizi görmek için sizinle temas edeceğim.”

3) Sorularınıza Cevap Bulma

E-posta yoluyla sorularınıza cevap bulacağınıza ihtimal vermeyin. Bunu asla yapmayın.

Gelecek hafta demoya “başka kimler katılacak?” gibi bir sorunuz varsa, bu kabul edilebilir. Ancak, potansiyel müşteriniz hiç cevap vermiyorsa, başka bir e-posta göndermeyin. Bunu yaparsanız, kendinizi yukarıda değindiğimize benzer bir senaryoda bulacaksınız. Potansiyel müşterinizi, sizinle sadece e-posta yoluyla iletişim kurabileceği hissini vermeyin.

Sadece “çevrimiçi” iletişimle ilerlettiğiniz fırsatlar genellikle haftalarca ya da aylarca sürer ve bu süreç her iki taraf için de oldukça uzundur. İletişiminizi doğrudan, özlü ve samimi tutun. Asla Potansiyel müşterilerinizin gelen kutularını doldurarak, kafa ütülüyor imajı çizmeyin.

E-postada kaçınılması gereken ifadeler:

  • “Sizden haber alamadım.”
  • “Son e-postamı aldığınızı doğrulamak istedim.”
  • “Bir süre oldu. Sadece kontrol etmek istedim.”

4) İtirazlara Cevap Verme

Yaptığınız teklife gelen itirazları memnuniyetle karşılamalısınız.İtirazlar size, potansiyel müşterinin çekincelerini ve satın almama nedenlerini belirleme şansı verir. Ancak bunları e- posta yoluyla cevaplamaya çalışmayın. Cevaplarınızın, alıcıya nasıl etki ettiğini ölçmelisiniz. Bunu e-posta yoluyla yapabilmeniz oldukça zordur.

Potansiyel müşterinizin temsilcisi “Bunu şirket içinde anlatıp, kabul ettirebileceğimden emin değilim” diyen bir e-posta gönderirse, “Size yardımcı olabilirim. Sizi telefonla arayacağım ve bu konular hakkında görüşebiliriz” yanıtını verirseniz, çekinceleri ortadan kaldırma ihtimaliniz artar. Aksi halde, anlaşmanın hayal kırıklığıyla sonuçlanması kuvvetle muhtemeldir.

Peki, kendi şirketinizin bünyesindeki bir iş arkadaşınızı sürece dahil etmeniz gerekirse ne yapmalısınız? Örneğin, bir potansiyel müşteri, X ürününün fonksiyonelliğinin yeterli olmadığını düşünmekte ise, bu noktada, X ürünü ile ilgili bir mühendisi sürece dahil ederek, müşteriyi aydınlatmaya çalışabilirsiniz.

Çalışma arkadaşınızı CC’ye ekleyerek, var olan e-postalar üzerinden ilerlemek cazip gelebilir ama bunu sakın YAPMAYIN. “Potansiyel Müşteri Firmadaki Yeni Kontaklarla Tanışma” sürecinde olduğu gibi, her yeni iştirakçinin, orijinal sorunu gözden kaçırma riski olduğunu asla unutmayın.

Ayrıca, bu yolla potansiyel müşteriniz, kendisine iletilen e-maillerden gelen parçaları birleştirerek, mevcut sorunu, sizin ona karşılık sunduğunuz çözümü anlamaya çalışırsa, kafası karışabilir ve umutsuzluğa düşebilir. Telefonla arayarak bu ihtimali ortadan kaldırabilirsiniz.

E-postada kaçınılması gereken ifadeler:

“Endişelerinizi anlıyorum.”
“Bunun şirketiniz için bir problem oluşturmaması için üç nedeni vardır.”
“Yetkin mühendisimizi, CC’ye ekledim, endişelerinizi gidermek üzere sorularınıza cevap verebilir.”

5) Müzakere Etme

Bir müşteri, fiyat veya sözleşme koşulları hakkında endişe dile getiren bir e-posta gönderirse, cevaplarınızı telefonda verin. “Ben patronumla konuşayım ve ne yapabileceğime bakayım” diyerek onları hemen sakinleştirmek istemeniz doğaldır, ancak bu yolla kendinizi ve anlaşmayı sabote edebilirsiniz.

Müşteri endişelerinin bağlamını bir e-postayla anlamak zordur. Bir şey söylemeden önce, telefon ederek neden ürün ya da hizmet için bütçeye sahip olmadıklarını ya da neden Y tutarıyla fiyatın düşmesi gerektiğini öğrenin.

Telefonda görüştükten sonra, “Bizimle ilerlemeniz ne kadar zor?” Veya “Son konuşmamızdan bu yana ne değişti?” gibi sorular sorun. Bu soruları sormak, anlaşmayı engelleyen faktörlerin ne kadar zorlu olduğunu anlamanızı sağlar.

E-postada kaçınılması gereken ifadeler:

  • “Yapabileceğim bir şey var mı bakayım.”
  • “X fiyatını zaten kabul etmiştik. Düşebileceğimizi sanmıyorum. “
  • “Eğer X fiyatına inebilirsek, bugün imzalayacak mısın?”

6) Müşteriyi Keşfetme

E-posta ile potansiyel müşteriyi keşfetmeye çalışmayın. Dikkatinizi toplayarak, doğru soruları sormaya ve doğru cevapları dinlemeye hazır olana kadar bekleyin. Konuşmanız ilerlerken, konuşmaya rehberlik edebilmeniz önemlidir.

Buna ek olarak, potansiyel müşteri, belirli keşif sorularına e-postayla dürüstçe cevap vermekten rahatsızlık duyabilir. Örneğin, “Çözümünüzü seçmek için şirketinize yol gösterici engeller nelerdir?” veya “Şirketinizin şu anda karşılaştığı zorluklar nelerdir?” gibi sorular, yazılı olarak cevaplanması zor sorular olabilir.

Satış sürecinin bu safhasında dürüst ve doğru cevaplar aldığınızdan emin olun ve yolda sürprizler ortadan kaldırın.

E-postada kaçınılması gereken ifadeler:

  • “Bana hedeflerinizden bahsedin.”
  • “Bu sorunun kaynağı nedir?”
  • “Neden daha önce bu sorun tespit edilemedi?”
  • “Bu sorun rekabet gücünüzü nasıl etkiler?”

7) Dostane İlişki Geliştirme

Dostane ilişki geliştirme, satış sürecinde çok önemlidir. E-postalarınızın etkileyici olması önem taşırken, bunun hedefe giden yolda tek çözüm olmasına izin vermeyin. Potansiyel müşterinizi telefon ile arayarak, konuşmayı sadece bir satışçının yapabileceği şekilde ilerletin.

Biz satışçılar, hikayeci, iyi bir dinleyici ve etkileyici sohbet insanlarıyız. Bunlar, hem doğal olarak karakterimizde olan, hem de üstünde iyi eğitilmiş olduğumuz özelliklerdir. E-posta üzerinden iletişim kurmayı deniyorsanız, kendinizi ve becerinizi kısa süre içerisinde tüketiyorsunuz demektir. Fakat sohbet ve bilgi akışı, telefonda yönetildiğinde daha olumlu etkiler bırakır.

Konuşmayı “ofisinizin yakınında X restoranının çok methini olduğunu duymuştum” “Ofisimizde Cumartesi günleri nefis açık büfe kahvaltı bulunmakta, çok keyiflidir” “ Ofisimizde çok güzel öğle yemekleri çıkmakta, sizi misafir etmek isteriz” “Koşuyolu’nun en renkli binası olan Catalyst Hub’da, sizi ağırlamak isteriz” ile başlayan cümlelerle, bir aktivite organize ederek olasılığınızı rahatlatın. Birkaç günde bir e-postayla yakınlık kurmaya çalışmak yerine, bu şekilde bir organizasyonla daha kişisel bir ilişki kurabilirsiniz.

E-postada kaçınılması gereken ifadeler:

  • “Hava nasıl?”
  • “Haftasonu için planlarınız neler?”
  • “Boş zamanlarınızda nasıl harcıyorsunuz?”

Satış aşamasına seviye atlatmak ve bir fırsatı iletmek için telefon açın. E-postaları yalnızca idari görevler ve iletişim için bir kanal olarak tutun. Sonuçlarını, daha hızlı bir satış döngüsü, çok yatırım yapılan potansiyel müşteriler ve başarıyla bitirilen anlaşmalar olarak geri alacaksınız.

Orijinal Yazı: Jeff Hoffman

Çeviri ve Reprint:  Özgün Koç


Özgün Koç 

Associate Partner – Toacton Consulting Inc.
info@toacton.com
toacton.com
+90 532 154 31 28

Lisans Bilkent – İşletme, Master İTÜ Bilgi Teknoloji Yönetimi eğitim almıştır.
İyi derecede İngilizce bilmektedir, orta derecede Rusça bilmektedir.
Workcube Global İş Geliştirme ve Workcube Eko Sistemindeki şirketlere yatırım ve ortaklık ve iş geliştirme alanında çalışmaktadır.

Yazar Hakkında

Konuk Yazar

Yorum yazın